子会社への確認作業にWeb会議を使う

■ 殆どはメールと電話で対応

連結作業で一番時間がかかる作業は、連結数字の確認、調整、訂正に関するものが多いと言えます。この状況は連結システムを使っていても同じで、実際にはメールや電話で対応されています。しかし電話やメールでは具体的な数字の場所に言及する事や、相手の理解度が測れず、結果として何度も確認作業が繰り返されることもあります。
 

■  Web会議システムの活用をご提案

上記の作業を効率的に且つ正確に行うために、連結作業における子会社との調整作業でWeb会議システムを使うことをお勧めしています。Web会議ですからちょっとした打合せスペースで実施する事もできますし、状況が変わった場合でもこれまで出張などで対応して来たことが即座にその場で対応できます。

 

■ 連結開始における変更事項の連絡など

連結開始時において会計処理、制度改正などで変更がある場合、また追加でデータを取得したい場合、これまではメールで説明するもしくは連結サーバーに変更事項ファイルを置くことで対応している事が多く見受けられました。しかしこれも連結数字の調整と同様にうまく伝わらない事が多いのも事実です。
ここで「1:N」のセミナー方式で一斉に本社から子会社の担当者に説明する事を可能にするのがWeb会議システムの「セミナー機能」です。これを利用すれば一気に子会社に説明ができますので、コスト削減だけでなく時間を大幅に節約する事ができます。


Web会議システム V-CUBE

■ V-CUBEはWeb会議システムでシェアNo1です

私共でも以前から使っておりましたが、最近のヴァージョンでは高画質高音質は言うに及ばず通信品質が極めて高く、専用のテレビ会議システムと遜色ないものになりました。

 

■ V-CUBEはWeb会議以外でも活用されています

下記メールマガジンの抜粋で紹介していますが、対面会話と資料の共有ができる事から、例えば営業支援や生産現場での品質確認・指導などにも活用できます。その為、子会社における部品や製品の在庫状況などを実施確認などが行えます。私は内部監査を行ったときに在庫状況の確認の為に中国などに出張した経験がありますが、倉庫を歩き回るのも大変ですし時間がかかります。本社と子会社をWeb会議システムで接続すれば簡単に現場確認ができたと思っています。

 

■ コスト削減に寄与します

たとえば、月2回の東京本社での打ち合わせに全国4つの支社から各1名のメンバーが集まるとします。名古屋・大阪・仙台からは新幹線で、福岡からは飛行機を利用して移動し、さらに各メンバーが1泊ずつ宿泊すると、半年で約198万円のコストがかかります。Web会議を導入すると、初期費用・月額費用を含めても大幅なコスト削減 となります。さらに、移動時間が無くなることから時間を有効に活用することもでき、業務効率のアップ にもつながります。(出典:V-CUBEサイトより抜粋)
 

■ 事例 ツネイシホールディングス株式会社 様
テレビ会議システムに加えてV-CUBE ミーティングを導入された背景について教えてください。

当グループのメインである海運事業、造船事業では積極的に海外での展開を進めています。立ち上げ当初は赴任者1~2名といった状況でスタートしていきますので、最初から多くの投資はできない状況なのですが、テレビ会議システムは1拠点当たりのコストが高額で、導入することができません。しかし、現地と本社など日本国内とのコミュニケーションは必須ですので、他に補完できる方法がないか検討を始めました。その結果、Web会議サービス、V-CUBE ミーティングを導入し、2013年1月からテストを行い、4月に正式運用を開始しました。(出典:V-CUBEサイトより抜粋)
 

■ デモおよびご利用者様事例


メルマガより抜粋

本日ご案内させて頂きますのがV-CUBEと言う製品です。簡単にはWeb会議システムですが、かなり強化されて高画質化通信安定度が上がり、且つ低コストを実現しました。

■ 私共がこのシステムをご案内する理由

最終的には人が人と会話して日常の意思決定を行う事が必要になるからです。この仕組みはERPを駆使したシステムでも実現はできません。いかにタイムリーに必要な情報をキャッチして且つその対応を打つかでビジネスは動いています。

■ Skypeや専用機(ポリコムなど)とどう違う

この話をするとSkypeがあると言われる事があります。しかしまず品質が格段に違います。高画質高音質はさることながら、通信回線の安定度は比較になりません。さらには資料の共有と書込、セミナー機能などに至っては、全く問題にならないくらいの差があります(そもそのSkypeにはこの機能はありません)。ビジネスでお客様と会話するにも、音声が途切れたり、画像が止まってしまうSkypeでは使えないと言う事です。
 
専用機としてポリコムを使っておられる所は多く在ります。まずV-CUVEはこのような専用システムとも連携する事ができます。またV-CUVEはMCUと言う専用サーバーを使うこと無く100拠点以上の接続が可能になります。ポリコムなどではこのサーバーが必要で大変高額なものになります。
 
また海外アクセスの場合、低い通信品質に引っ張られるのが通常ですが、V-CUVEは回線の劣化を避けながら最適な状態を選択する機能があります。その為、南米や中国、インドなどでも通信環境に応じた品質を確保します。
 
そしてMicrosoft Office365と連携したシングルサインオン、Outlook予定とV-CUVE会議予定登録などが行えます。

■ ドローンを活用した事例

私共はERPなどの導入を通じて業務効率化を推進してきましたが、ERPは情報を貰って処理する機能はありますが、デシジョンするのは人間です。AIが発達しても複雑な状況を把握して判断し決定するプロセスは人が行います。また状況把握において映像に勝るものはありません。リアルタイムに現場へアクセスして判断できる仕組み、それがV-CUVEの機能になります。その一例として以下の事例があります。
 
添付資料にありますが、常石造船様ではドローンを使って会議システムと接続する実験を行っておられます。これまで見る事ができなかった造船状況をカメラで把握するだけでなく、部品などの在庫状況やクレーンの点検などに活用される予定です。「造船現場の真上を飛び、空中で映像 を撮影するのが小型無人飛行機「ドローン」。常石造船は、ドローンとビデオ会議システム を組み合わせ、効率的かつ安全に造船現場を管理する方法を模索している。造船業界でドロ ーンを活用するのは過去に例がない。 」(出典:日経新聞2015年6月)

 

■ 広がる活用例

その他、以下の様な利用が実施もしくは検討されています。
① お客様先に専門家を参加(テレビ会議)させる営業支援機能
② 遠隔医療の認可による産業医とのストレスチェック面接の実施
③ 社内研修の実施でスキルアップ(セミナー機能を利用)
このように多くの場面で、Web会議システムを超えた利用が可能になっています。iPadやiPhoneからのアクセスにより、営業マンの直行直帰を利用するだけでなく客先の質問にすぐ答えらチャンスロスを無くす(①)事ができます。
 
昨今課題のストレスチェック(②)も定期的に産業医の問診など受けなくてはなりませんが、遠隔地などにいる場合都度本社に戻ったり、本当に相談したいときにすぐに産業医に会うことが出来なかったりと不都合がありますが、Web会議システムのV-CUVEを利用して面接を行う事ができます。またストレスを受けたときのカウンセリングなども家に居ながらに受ける事も可能です。

また最近スポットを浴びております、タレントマネジメント(※)における人材教育面でe--ラーニングなどがありますが、V-CUVEのセミナー機能では講義を録画して多くの人に学習する機会を提供する事(③)ができます。具体的な対応を専用システムを使わずに利用する事ができます。
(※)タレントマネジメントシステムに関しては別つの機会にご紹介します。

■ 活用する環境の整備

このように業務の中でどう利用していくかを含めて、Web会議システムの活用を検討する事が強い組織をつくり活性化させるものと思っています。専用機はかなり高コストで広く使うことが難しかったですが、V-CUVEはクラウド型であればまったく何も用意する事無く、世界中ですぐにでも使うことができます。これも廉価だからできる事です。専用機に比べて格段に安く導入する事ができます。
会議室で無くても打合せテーブルなどで、数人でいきなり海外と接続可能です。出張費だけでなく移動時間の節約にもなります。余った時間は本来の作業や残業を減らす時間に充てるなど工夫が必要になります。健康経営の実現と業務の効率化に寄与する仕組みです。
 

私共では、どのように活用したら良いかを皆さまと考えて参ります。

V-CUVEの詳細に関しましては、Webサイトをご覧下さい。
https://jp.vcube.com/reason/
■ 資料のご請求や一度見て見たいと思われる場合は、私共までご連絡下さい。
  デモを設定(メーカーが行います)致します。
○メールでのお問合せ toiawase@msouken.com
○フォームでのお問合せ http://msouken.com/Inquiries.html

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